L’autenticazione di una copia di un documento consiste nell’attestare la sua conformità con l’originale, di cui si è presa visione.
La copia può essere autenticata
- dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso l'originale, oppure presso cui è depositato l’originale, oppure dal pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto il documento
- dal notaio, dal cancelliere, dal segretario comunale o dall’Ufficiale d’Anagrafe.
Il T.U. amplia i casi in cui è ammessa la sostituzione della copia autentica di un documento con la dichiarazione di conformità all'originale, effettuata con dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, in particolare per i seguenti documenti:
La copia di un atto o di un documento rilasciato o conservato da un'amministrazione pubblica;
La copia di una pubblicazione, di un titolo di studio o di servizio;
La copia di documenti fiscali che devono obbligatoriamente essere conservati dai privati.
L'utilizzo di questo strumento di semplificazione si aggiunge, senza prevederne però l'eliminazione, alle modalità più tradizionali di autentica delle copie:
da parte di pubblico ufficiale, notaio, cancelliere, segretario comunale o funzionario incaricato dal sindaco;
da parte del responsabile del procedimento per il quale è richiesta la copia o dal dipendente addetto a ricevere la documentazione (in questo caso la copia ha validità solo per il procedimento in corso).